Para muchos fichar en el trabajo se ha convertido en una rutina, para otros en un quebradero de cabeza. Tras casi un año de su implantación, siguen habiendo bastantes dudas al respecto. Para ello, hemos preguntado a algunos de nuestros docentes para ver qué piensan sobre el control horario.

Desde el 12 de mayo todas las empresas, sin excepción, deben apuntar a qué hora entran y salen los empleados y conservar cuatro años estos datos, pero, ¿es una medida con buen fondo? Jessica Bayón, docente del Máster Oficial Online en Dirección y Gestión de Personas de la Escuela de Negocios de la UEMC, afirma que sí, pero “no tendrá eficacia absoluta, ya que no se adapta a todos los tipos de trabajo que coexisten en nuestro mercado laboral”.

“Estamos hablando de una medida que trata de proteger a los trabajadores que realizan horas extras sin ser pagados por ellas. Sin embargo, tendrá una leve eficacia, porque las empresas buscarán asesoramiento para poder evitar pagar las horas extra y así, no acogerse a ninguna multa”, explica la docente de UEMC Business School.

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“No va a tener eficacia absoluta porque no podemos comparar la jornada, funciones, tiempo de trabajo, necesidades efectivas, competencias, habilidades, etc, de un técnico de recogida de residuos orgánicos, un programador, un comercial, un investigador contra la cura de una enfermedad o un ingeniero/a de inteligencia artificial”. Por lo que Jessica Bayón considera que “es una medida parche que no sigue un sendero congruente, certero ni transparente”.

Para Agustín Navarro, docente del Máster en Asesoría de Empresas de UEMC Business School, el registro de la jornada es una medida es “correcta y necesaria”, pero eso no indica que sea de difícil implantación y afirma que esta medida perseguía 2 objetivos  fundamentales: 

• Disminuir las horas extras “legales”, es decir, las que se cotizan y constan  en nómina debidamente, con la finalidad de repartir el trabajo y que haya que efectuar nuevas contrataciones en lugar de incrementar las jornadas de los trabajadores. Este primer objetivo parece indicar que la medida es correcta, ya que según el Instituto Nacional de Estadística (INE), se ha disminuido en un 23% el uso de las horas extraordinarias.  

• Aflorar las horas extras “no legales”, es decir, aquellas horas extraordinarias que no constan en nómina y que generan un incumplimiento laboral y de seguridad social, al no cotizarse por las mismas y provocar también menos demanda de empleo y un fraude en materia de empleo y de seguridad social. Aún no se tienen datos que confirmen si está aflorando empleo sumergido con la medida o no, pero a priori, “el espíritu de la norma tenía buena intención”.

¿Sabías que cada semana los asalariados llevan a cabo 6.45 millones de horas extra y, de ellas, el 43,8 % no se remuneran, según cifras del Instituto Nacional de Estadística? Las empresas se verían obligadas a abonar 18,35 millones de jornadas de trabajo completas más cada año. Esta cifra es especialmente elevada en las actividades financieras, la educación, los seguros y las actividades profesionales, científicas y técnicas y las inmobiliarias.

Según Manuel Escourido, docente del Máster Oficial Online en Dirección y Planificación Financiera de UEMC Business School, “lo que se busca con el fichaje es que el trabajo extraordinario se haga contratando a más trabajadores, pero muchas veces eso no es posible, porque no se cuenta con personal cualificado o acreditado. También es cierto que en muchos casos los trabajadores no quieren que les controlen las horas extraordinarias, sólo quieren percibir mayor salario (cotizan a la TGSS y pagan a la AEAT por ello)”. 

Para Escourido fichar en el trabajo no es una medida correcta cuando “se ha tomado de forma unilateral y se obliga a su implantación sin distinción de sector, empresa o circunstancias”.  

La Encuesta de Población Activa estima que el 5% de los trabajadores españoles realiza horas extraordinarias y la mitad no se pagan y/o no se cotiza por ellas. “Esto hay que corregirlo y sancionarlo. “Las empresas que no cumplen la ley y tienen a sus trabajadores en situaciones fraudulentas, seguirán haciéndolo a pesar de la firma o el sello digital a la entrada y salida del puesto de trabajo. Aquí sólo cabe el trabajo de la Inspección”, matiza Escourido.

Al resto de empresas se le complica y burocratiza más, de forma innecesaria, la gestión laboral, estableciendo medidas que aumentan la rigidez en un mercado local o doméstico que compite a nivel global.

Jessica Bayón explica que al fichar en el trabajo “estamos retrocediendo” y añade que debemos aprender de los errores históricos y en estos momentos “nos encontramos en una cuarta revolución industrial que nos demanda innovación, creatividad, toma de decisiones con conciencia… 

Manuel Escourido piensa del mismo modo. “Con esta medida retrocedemos, ya que se limita la flexibilidad, se fomenta el presentismo en vez de la productividad y se ataca la relación de confianza entre contratante y contratado. Además, se introducen mayores costes en la gestión laboral”.

Pero Agustín Hernández destaca que fichar en el trabajo “es un avance para los trabajadores y para conseguir, poco a poco, una mejora en la conciliación laboral, personal y familiar”. No obstante, reconoce que, en algunos sectores, la implantación de la medida puede haber ocasionado algún quebradero de cabeza.

Todo esto sin olvidar que la introducción de esta norma ha sido confusa y ha generado una sensación de inseguridad entre las empresas que dura hasta el día de hoy. “Se ha implementado sin haber dejado claro antes conceptos jurídico-laborales como tiempo efectivo de trabajo, tiempo no efectivo, tiempo de presencia, tiempo a disposición del empresario… Tampoco se ha contemplado el teletrabajo, los trabajos que no requieren la presencia en el centro/lugar de trabajo tradicional (transportistas, personal de limpieza, etc…) También ha sido confusa la obligatoriedad de llevar el registro, por ello, se hizo una revisión que tiene efecto desde mayo de 2019”, explica Escourido.

Pero hecha la ley, hecha la trampa y existe la «picaresca española» que, según Jessica Bayón, la podemos ver en los siguientes casos:

1. En las pequeñas empresas donde tengan que hacer registro en un papel, ya que aunque se queden una hora más, se exigirá poner el horario del contrato.
2. En empresas donde se solicite el fichaje como tal, puede ocurrir:

• Que se cambien las horas de fichaje del programa que se puede hacer manualmente.
• Que se fiche pero sigan trabajando.
• Que se realicen las horas presencialmente con menor productividad.
• Que se realicen horas extras y no sean pagadas, sino canjeadas por horas de más o de menos para los próximos días que puede no cumplirse.

Fichar en el trabajo, pero… ¿y si teletrabajo?

En los últimos meses, además, se ha hablado mucho del teletrabajo, una opción que permite tener una confianza con el empleado, pero esta confianza, ¿se pierde con el fichaje? Según Jessica Bayón, “puede provocar una ruptura total de la confianza”. 

El teletrabajo es una de las opciones para la conciliación y la flexibilización laboral, donde la confianza y el trabajo por proyectos, tareas y objetivos es la mejor forma de gestión, dando plena libertad y autonomía en la planificación del tiempo al empleado. Según Manuel Escourido, “el fichaje viene a añadir una tarea que limita esa autonomía personal y que incluso, en determinados casos, podría atentar contra la intimidad del empleado”.

“A las personas no les gusta sentirse perseguidas, controladas. Hoy en día es muy importante la motivación, el tipo de liderazgo, la gestión de personas… Aquellos trabajadores/as que tienen mayor libertad de decisión, de organización del tiempo y del trabajo son mucho más productivos. Sin embargo, al ver que contabilizan mayormente los minutos y horas que los resultados o el cumplimiento de los objetivos puede conllevar a una inadecuada actitud, desmotivación y generar un mal clima laboral”, añade Bayón.

No obstante, “no es menos cierto que esta medida no se adapta al teletrabajo y si una persona ficha de forma virtual tampoco vamos a tener la certeza de su capacidad productiva. Tenemos una sociedad que nos demanda conciliación, trabajo a distancia, ser creativos e innovadores para tratar de no ser sustituidos por un robot. Por tanto, esta medida no está a la altura de las circunstancias actuales”, sigue matizando la docente de UEMC Business School.

La norma permite cualquier método que permita tener constancia del fichaje de os trabajadores y trabajadoras, vía software, apps, cloud, o incluso una hoja de excel o una hoja impresa. En caso del teletrabajo, sin duda, “la mejor forma de efectuar el fichaje es por un medio telemático o una aplicación en la que quede constancia dicho fichaje”, explica Agustín Hernández.

Pero según añade Escourido, “esto no significa que estés siendo productivo ni que estés llevando el trabajo adelante, sólo que complicas o añades burocracia a una opción que buscaba la flexibilización sin limitación espacio-temporal”.

El problema es que muchas empresas no podrán saber con precisión qué está haciendo la persona durante ese tiempo, por lo que esta medida “potencia una sensación de tensión, despreocupación, desatención…”, señala Jessica Bayón.

Pero, ¿en qué momento debemos desfichar?, ¿cuando vamos al servicio?, ¿cuando vamos al tabaco?, ¿cuando realizamos una llamada personal? Según Jessica Bayón, “los trabajadores a tiempo completo tienen derecho a un descanso de 20 minutos.»

Manuel Escourido indica que “esta es otra de las circunstancias (e incongruencias) no aclaradas de la norma. ¿vamos a exigir al personal que fiche/desfiche en cada momento que inicia/termina una pausa, sea cual sea el motivo?, ¿vamos a exigirle que se quede esos minutos de más que le quitó a la jornada efectiva de trabajo y que utilizó para ir al baño, atender una llamada, tomar un café o hacer una pausa de descanso?”

A pesar de esto, estamos ante una decisión que debe tomar la empresa. “Es la propia organización la que establece los momentos en los que hay que fichar, depende en cierto modo del acuerdo al que puedan llegar la empresa y el comité de empresa cuando exista y si no existe, será la empresa la que decida cuando fichar las entradas y las posibles salidas”, indica Agustín Hernández. La modificación realizada en el ET establece lo siguiente: 

“ La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

 Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.”

 Algunas empresas han incluido en sus fichajes las salidas para fumar, reuniones, etc, como por ejemplo: 

1. Entrada fuera horario por ausencia autorizada,
2. Salida por reunión.
3. Entrada fuera de tiempo por viaje.
4. Salida actividad laboral (Jornadas, reuniones, cursos, tramitar documentación…)
5. Entrada fuera de horario por actividad laboral (Jornadas, reuniones, cursos, etc).
6. Salida fumar.
7. ….

Lo que está claro es que a las personas no les gusta sentirse obligadas a hacer algo, solicitan flexibilidad al igual que las empresas para mejorar la competitividad. Por lo tanto, “cuando se deja libertad o libre albedrío para organizar el tiempo y el trabajo, siempre tendrá mejores resultados que aquellos trabajadores que se encuentren enmarcados en una normativa encorsetada”, argumenta Agustín Hernández.

Empresas sin fichaje

Hay muchas empresas que debido a la multitud de actividades diferentes siguen adaptándose al fichaje. ¿Cómo se ficha un viaje de una periodista para entrevistar al presidente del gobierno?, ¿cómo se ficha una estancia de investigación postdoctoral internacional o la investigación de una arqueóloga que debe viajar a Egipto para trabajar? 

“¿Cómo puede el Gobierno tomar una decisión  homogénea para situaciones heterogéneas?”, pregunta la docente de UEMC Business School. Lo que sí es cierto es que las empresas que no esten fichando todavía se enfrentan al incumplimiento de una norma y a la labor de la inspección laboral, por no hablar de las sanciones.

Unas sanciones que, según Jessica Bayón, “deberían ser mucho más elevadas, en caso de que se detecten estas anomalías”. De esta forma, “las empresas tomarían mayor conciencia de la importancia de seguir las normas establecidas, respetar los derechos de las personas del equipo y ser fiel a los mismos”.  En este sentido, afirma que “las PYMES tendrán dificultades para afrontar dichas multas. Sin embargo, el 90 % de las mismas buscarán una solución paralela para evitar estos pagos”.

Para Manuel Escourido “resulta ilógico tratar a todos por igual, sobre todo porque los recursos y medios disponibles para cumplir con esta normativa no están al mismo alcance de todos los tamaños de empresa”. De todas formas, existe una graduación de acuerdo con la gravedad y la reiteración.

Además, se habla siempre de sancionar a empresa, pero ¿y los empleados? Según Escourido “existen demasiados casos en los que los empleados incumplen normativa y procedimientos de trabajo para los que se les ha entrenado (prevención de riesgos, conducta ética, etc.) y, sin embargo, no se les exige responsabilidad alguna en perjuicio de la empresa”.

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Estas sanciones, impuestas por la inspección de trabajo, están reguladas en la Ley de infracciones y sanciones del orden social. “Cualquier otro incumplimiento laboral siempre ha sido sancionado en virtud de esa misma norma, ahora bien, el inspector o inspectora actuante tiene la facultad de ponderar la gravedad de la sanción y por eso la norma establece unos límites”, especifica Agustín Hernández.

Ha pasado casi un año desde la puesta en marcha de esta medida y siguen habiendo muchas dudas. ¿Qué ocurre cuando no puedes medir lo inmedible? Hay empleados que trabajan a veces en la oficina, pero otras en la sede de los clientes, otras en casa, otras durante un viaje en tren, avión o coche, otras en una cafetería o en un restaurante… ¿van a fichar y desfichar cada instante?, ¿cómo hacemos con los períodos de reflexión previos al desarrollo de un proyecto: en la cama, en la ducha, en un paseo…? ¿se computan como trabajo o no, fichamos/desfichamos?.

¿La solución? Fichar en el trabajo con sentido común.