La Comunicación en la Empresa es una tarea pendiente en muchas organizaciones. Especificar cuál es la tarea del empleado y explicarle apropiadamente cómo debe llevarla a cabo, es uno de los grandes desafíos del directivo dentro del panorama de los Recursos Humanos. Esto, que parece tan obvio, puede no serlo tanto.

Y es que las organizaciones se deben a los resultados, pero se componen de personas. Por ello no debemos olvidar que el compromiso y motivación de los empleados en una empresa son factores esenciales para el éxito de la misma. Comunicar con eficacia a la plantilla cuáles son los planes y objetivos de la organización es misión fundamental para lograrlo. Este es uno de los principales objetivos de la Comunicación Interna.

Según estudios elaborados por el Observatorio de Comunicación Interna, el 47% de las organizaciones no dispone de un plan de comunicación interna.

El presupuesto dedicado a esta área a pesar de seguir siendo bajo, se va incrementando año a año (el 42% de las organizaciones destina menos de 30.000 euros, pero el 31% destina entre 30.000 y 150.000 euros y el 12% más de 150.000).

Si bien los fondos dedicados pueden no ser muy elevados, se observa una tendencia creciente dirigida hacia la externalización del servicio. Un indicador más de la importancia de la comunicación interna dentro de las empresas.

Según estos estudios, los líderes comprenden menos a sus empleados que los empleados a sus líderes. Coexisten actualmente dos modelos de liderazgo en el panorama español: el tradicional, más conservador y patriarcal, y el moderno, más enfocado al emprendimiento y la empatía. Dado que uno de ellos está abocado a la extinción, convendría que los líderes tomaran mayor conciencia con la realidad empresarial actual: el 58% de los líderes cree que debería mejorar su compromiso con la comunicación interna pues el 55% opina que tiene un impacto directo en la rentabilidad de las organizaciones.

Así, la identificación del equipo humano con una cultura corporativa propia va de la mano de la elaboración de una política de comunicación acorde a las necesidades de la empresa.

¿Cómo se puede estructurar esta política?, ¿cuáles son los canales de comunicación interna?, ¿cómo debe comunicar un directivo para ser más eficiente?. Vamos a ir respondiendo por partes a cada una de estas cuestiones.

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¿Cómo se puede estructurar la política de comunicación en la empresa?

La comunicación en una organización debe ser bidireccional, es decir, debe ser de arriba a abajo y de abajo a arriba y también debe darse entre niveles iguales, eso significa que debe darse de dirección y directivos hacia trabajadores y de trabajadores a dirección y también entre trabajadores del mismo nivel o niveles similares.

Es un deber de los directivos crear canales abiertos para que se dé una comunicación estructurada y que fluya entre los trabajadores. 

Las funciones de los directivos son informar, promover, estimular y dar a conocer toda clase de contenidos relativos a los planes, a los objetivos y a las acciones que debe realizar el personal.

Por otro lado, es interesante resaltar cuáles son los elementos que se deben comunicar a los trabajadores, los principales serían:

• El fin de la organización
• Los objetivos.
• Las actuaciones a realizar.
• La adjudicación de responsabilidades.
• La temporalización de las acciones.
• La política de calidad (objetivos, requisitos de calidad a cumplir…)
• Logros y metas alcanzados, es decir, resultados obtenidos en indicadores establecidos.

Canales de comunicación interna

Comunicación ascendente. Es aquella que se realiza desde abajo hacia arriba en la jerarquía. La comunicación sería desde trabajadores, a mandos intermedios y por último a directivos.

El objetivo es reportar a los mandos directivos. Esta comunicación se puede llevar a cabo a través de informes, cuestionarios, encuestas, formularios, etc…

• Comunicación descendente. Es aquella que se realiza desde arriba hacia abajo en la jerarquía. Va desde directivos, mandos intermedios a trabajadores.

El objetivo es dirigir o guiar a los mandos intermedios y trabajadores. Esta comunicación se puede hacer a través de diferentes instrumentos como puedan ser: intranet, formularios, encuestas, etc…

• Comunicación horizontal. Es aquella que se realiza entre profesionales de la misma categoría con el objetivo de conseguir una mejor coordinación. Los instrumentos de comunicación podrían ser: foros, correos electrónicos, intranet, etc…

¿Cómo debe comunicar un directivo para ser más eficiente?

A través de la comunicación un directivo puede informar, ser capaz de motivar, liderar, implicar a los equipos y cohesionar a los grupos. Por el contrario, una mala comunicación podría confundir en vez de informar, desmotivar en lugar de motivar y dividir un grupo en lugar de cohesionar.

Si el objetivo es informar, algunas recomendaciones para hacer la comunicación más eficiente podrían ser:

• Planificar y organizar el mensaje.
• Realizar una introducción con la situación inicial.
• Destacar ideas principales y las ideas secundarias que se van a querer transmitir, organizadas correctamente.
• Resumen y cierre.

Si el objetivo es persuadir, influir en creencias, actitudes o valores de la gente para que los modifique, entonces podría servir de ayuda organizar el mensaje en base a :

• Declaración sobre la que se desea persuadir
• Evidencia que apoye la declaración.
• Fundamentación o argumentación de la declaración.

Si el objetivo es incitar o influir en las acciones de la gente para que hagan algo que nosotros queremos, entonces podría servir:

• Obtener la atención de la persona con un hecho o una declaración que para los trabajadores sea significativa.
• Mostrar una necesidad, en términos de los oyentes.
• Plantear la solución pensada al problema.
• Intentar que los oyentes visualicen los resultados positivos de implementar la medida que se propone.
• Instigar a la acción, es decir, explicitar de forma muy concreta exactamente lo que se necesita.

Si quieres profundizar en cada uno de estos puntos y resolver otras cuestiones sobre cómo comunicar en tiempos de crisis, Yolanda Esteban las resuelve en el siguiente vídeo:

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