El motor de una empresa son sus empleados. Asegurarse de que la organización cuenta con los mejores profesionales empieza por los procesos de selección. Y el primer paso para ello es llevar a cabo una buena descripción de puestos de trabajo. Clara, comprensible y ajustada a las necesidades de la empresa. ¿Sabes cómo hacerla? José Vera, docente del Máster Oficial en Dirección y Gestión de Personas de la Escuela de Negocios de la UEMC-UEMC Business School, nos lo explica en este vídeo educativo.

¿Qué es la descripción de puestos de trabajo?

La descripción de puestos de trabajo también se conoce, en términos anglosajones, como “Job Description”. Es un documento que recoge la información relevante y objetiva acerca de la naturaleza del puesto de trabajo y no sobre el individuo o empleado que desempeña estas tareas en la actualidad. Según José Vera, se podría definir como «la relación exhaustiva de todas las tareas, funciones y responsabilidades inherentes a un determinado puesto de trabajo, entendido como la unidad de producción más elemental dentro de un determinado proceso, bien sea productivo o de servicios».

Dicha relación deberá realizarse, «bien en el orden cronológico de ejecución de dichas tareas, o en orden de importancia de las mismas, en función del tipo de trabajo a ejecutar o prestación de servicios a cumplir», indica Vera. Es muy recomendable hacer alusión a las responsabilidades inherentes, así como los elementos de control sobre la ejecución del trabajo.

Por lo tanto, la descripción de puestos de trabajo cumple tres objetivos fundamentales dentro de los procesos de selección y del departamento de recursos humanos:

• • Atracción de talento: describir el cargo y su naturaleza con la finalidad de atraer candidatos internos y externos.

• • Definición del cargo: hará las veces de guía práctica para nuevos empleados. Ofrecerá una visión general de las tareas, funciones y responsabilidades ligadas al puesto.

• Estructurar la organización: servirá para organizar la empresa en relación a los puestos de trabajo.

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Los elementos de la descripción de puestos

Como indica José Vera, Human Resource Manager con más de 20 años de experiencia, la descripción de puestos de trabajo debe ser clara, sencilla y comprensible por cualquier lector. Se deben evitar datos superfluos y reunir únicamente la información relevante.

Toda descripción de puestos de trabajo debe reunir una serie de elementos fundamentales:

• Título o descripción del puesto o empleo.
• Objetivos del puesto: el papel que desempeña en el seno de la organización.
• Organigrama y jerarquía: rol dentro del equipo o departamento, relación con otros departamentos, bajo qué órdenes se encuentra, ante quién responde, etc.
• Descripción de tareas: qué actividades se realizarán en el puesto. Periodicidad de las mismas y el tiempo dedicado a cada una.
• Funciones y responsabilidades: áreas y aspectos que quedan bajo la responsabilidad de ese puesto y los resultados esperados.
• Requisitos: formación o training necesario para desempeñar las tareas. Detalles de la experiencia previa en puestos similares. Habilidades y skills concretas respecto a herramientas o programas informáticos.
• Fechas y plazos: estimación de los tiempos de obtención de resultados y consecución de objetivos. También incluir especificaciones respecto a horarios, vacaciones, disponibilidad, etc.
• Ambiente y condiciones laborales: plasmar y describir el ambiente de trabajo, así como la organización en sí misma. Además, especificar si requiere desplazamientos, reubicación o conducción de vehículos.

Según José Vera, «es muy deseable que se le entregue una copia al ocupante del puesto cuando se incorpora por primera vez al trabajo y también es muy recomendable solicitarle que lo firme con el epígrafe de «Enterado y Conforme», para evitar malentendidos posteriores».

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Errores a evitar

La descripción de puestos de trabajo juega un papel relevante en la búsqueda del talento. Por ello, es fundamental hacerla de manera correcta. Existen una serie de errores comunes que se deben evitar:

• Terminología. Evitar usar un lenguaje muy técnico o interno, que solo conozcan los empleados de la propia empresa. No emplear términos o conceptos ambiguos, pues inducirá a error o malentendido en la lectura. Esto tendrá consecuencias en la calidad o adecuación de los perfiles candidatos.
• No contar con la participación de la organización. A la hora de hacer la descripción de puestos se recomienda contar con la colaboración de las personas y departamentos que guarden relación con dicho puesto. Así, se conseguirá una descripción ajustada y realista.
• Describir al candidato ideal. No se trata de describir al candidato que se desea como empleado, sino el puesto de trabajo en sí mismo.Conviene ser realista, ya que si se hace una descripción idealista no encontraremos al candidato que se adecue correctamente al puesto ni la organización.
• No hacer revisiones. Como explica José Vera, la descripción de puestos es flexible y debe adaptarse a las necesidades de la empresa en cada momento. Por ello, es necesario revisar, mantener y actualizar periódicamente la información del documento.
• No entregar una copia al empleado que ocupa el puesto de trabajo. 

• Conocer con detalle qué es lo que se hace en cada puesto de trabajo de la empresa.
• Evitar malentendidos.
• Poder hacer una buena definición del perfil psico-profesional a exigir a un eventual ocupante en el momento de realizar la selección de personal.
• Tener un documento base para realizar la valoración del puesto de trabajo con el fin de poder clasificar los diferentes puestos de la empresa en función de la aportación de valor a los objetivos y la finalidad de la empresa, así como poder establecer una política salarial justa y equitativa, que permita remunerar a los empleados en función del nivel de competencias mínimamente requeridas.

Sobre esto y mucho más se profundiza en los cursos de especialización de recursos humanos de la Escuela de Negocios de la UEMC que cuentan con profesionales expertos como José Vera, que te darán una visión práctica, aplicable y cercana a la realidad empresarial.