Hoy en día la renovación es una exigencia y los profesionales de recursos humanos no se quedan atrás. En la Escuela de Negocios de la UEMC hemos tenido la oportunidad de contactar con Qualitic Solutions, dedicada a dar soluciones informáticas a otras empresas. En este caso la solución que proponen afecta a todos los departamentos de recursos humanos.

Qualitic Solutions ha creado Control Manager, una herramienta que detecta los malos usos de Internet en el trabajo. Su objetivo es aumentar la Productividad y el Rendimiento laboral en la gestión del Tiempo.

El programa Control Manager muestra la dirección de la web visitada y el tiempo de conexión sin capturar el contenido del tráfico de red. Por ejemplo, indica que el usuario “Finanzas 01” ha estado conectado a juegosgratis.com desde la 9:35 hasta las 10:22, pero sin mostrar lo que ha escrito el usuario, o la información a la que ha tenido acceso.

Para conocer mejor qué proponen a los profesionales de Recursos Humanos para sus empresas desde la Escuela de Negocios de la UEMC hemos contactado con Bernardo Ramos, del departamento de Dirección y Desarrollo. Hemos conversado acerca de las reacciones de los empleados, sobre el tipo de trabajador ideal y de la acogida que está teniendo en las empresas. Descubre en qué te puede ayudar a ti.

¿Es un único programa para toda la oficina?, ¿tengo que instalarlo en cada ordenador que quiera supervisar?, ¿le afecta el cambio de dirección IP?

El programa se instala en cada ordenador que se pretende monitorizar, lo cual tiene varias ventajas: no requiere un servidor dedicado, evita los cuellos de botella en el tráfico de datos, no requiere la intervención del personal de informática para generar informes, y lo más importante: respeta la privacidad del empleado porque no captura el contenido del tráfico web; sólo muestra información de las webs visitadas y el tiempo de conexión.

¿Qué pasa con los ordenadores que utilizan varias personas?

Los cambios de IP no afectan al funcionamiento porque los datos se manejan a nivel de usuario de sesión. Esto permite diferenciar los hábitos de navegación de distintos usuarios que utilicen un mismo ordenador en distintos turnos, o en varios terminales de la red.

¿Qué miembros de la empresa van a gestionar los resultados que proporciona Control Manager?

Esa decisión depende del empresario y de la estructura organizativa de la compañía. En las empresas que no cuentan con departamento de RRHH, lo más probable es que el seguimiento lo haga el directivo. En cualquier caso, existe la posibilidad de establecer varios puntos de monitorización (Gerente, RRHH, Jefes de sección, etc.)

¿Cómo afecta este programa a la productividad?

Los empleados se autocorrigen cuando saben que se está midiendo su productividad. Control Manager potencia y mejora la productividad de los usuarios que tienen tendencia a distraerse con páginas web que no están relacionadas con su actividad profesional.

Yo defiendo más que nadie el uso de Internet como herramienta de trabajo. No soy partidario de restringir el acceso a Internet, pues considero que es una de las herramientas más potentes y versátiles de este siglo. En cambio, sí que defiendo un uso adecuado de la navegación por Internet y de los recursos empresariales. Cada persona es libre de navegar por las páginas web que sean de su interés, (por muy cuestionable que éste pueda ser) pero los recursos empresariales y los datos de las empresas no deben exponerse a riesgos innecesarios, especialmente, porque un usuario se dedique a descargar pornografía o películas con el ordenador de la empresa en horario laboral.

¿No se pierde la confianza del empleado?, ¿su sentimiento de comodidad en la oficina?

La confianza entre jefe y empleado debe ser mutua. Ningún empleado debe sentirse incómodo por echar un vistazo en horario laboral a su correo personal, o realizar una gestión con su banco, o cualquier otra consulta de índole personal. No obstante, cuando un empleado se pasa una hora diaria chateando en las redes sociales sobre aspectos no relacionados con su actividad laboral ¿quién está traicionando la confianza?

Yo opino que la comodidad en la oficina está estrechamente ligada a la conciencia, y un empleado que hace bien su trabajo no tiene nada que temer. Desgraciadamente, he visto casos en los que algunos empleados se han visto perjudicados “y bajo sospecha” por culpa de algún “compañero” que pasaba demasiado tiempo chateando en foros de coches o buscando gangas en eBay. A esto también podemos añadir que en algunas ocasiones, el resto de compañeros tienen que asumir la carga de trabajo que ha quedado sin hacer.

¿Cómo es el trabajador ideal desde su punto de vista?

Afortunadamente, he tenido la oportunidad de sentirme en la piel de ambos roles: empleado y empleador, lo cual creo que me confiere el criterio razonable para hacer una valoración justa y equilibrada. Hay muchos valores que pueden definir al trabajador ideal, dependiendo del sector, de la actividad profesional, de la formación académica o del puesto que ocupe en la empresa. No obstante, considero que hay determinados valores que deben ser comunes como honestidad, responsabilidad, compromiso, respeto, trato de igualdad, iniciativa, proactividad y sentido común.

¿Cómo implica esta herramienta un reconocimiento del trabajo del empleado?

Control Manager permite eliminar la sospecha de que todos los empleados se distraen por igual. Al buen trabajador le gusta que haya un reconocimiento de su trabajo, y Control Manager no sólo detecta los abusos de Internet por parte de algunos empleados, sino que también justifica el buen uso de Internet que hacen la mayoría de los trabajadores.

¿Cómo una mala navegación de los empleados puede llevar a la empresa a perder datos de clientes o de la propia empresa?

Ese desconocimiento es una de las principales causas por las que se ven comprometidos los datos de una empresa. Hay que concienciar a los empleados de los riesgos a los que están exponiendo la información corporativa y la información personal cuando navegan por Internet.

El riesgo de infección al navegar por determinadas webs es muy alto: gusanos que colapsan el sistema, virus que corrompen archivos, bombas lógicas que borran todos los documentos, etc. Imagínate un troyano que permita recuperar todo lo que teclea un usuario: claves de acceso a las aplicaciones corporativas, a las bases de datos, al contenido de los correos electrónicos corporativos (presupuestos, facturas, acuerdos de negocio, etc.), acceso a las unidades compartidas de red en las que se aloja la información de clientes (pedidos, planes de acción, contratos, acuerdos de servicio, etc.) e incluso las claves privadas de la cuenta bancaria del propio empleado, o el nº de su tarjeta de crédito cuando realiza una compra por Internet(libros, billetes de avión, hotel rural para el fin de semana, etc.).

La información es uno de los mayores activos de las empresas, y las medidas de seguridad no son eficaces al 100%. La prevención es un complemento fundamental en aspectos de seguridad. Hacer un uso adecuado de Internet, y evitar la navegación por webs de dudosa reputación, son medidas de seguridad tan importantes como el mejor firewall del mercado. Si no me crees, prueba a navegar por algunas webs buscando software pirata o generadores de números de serie (los famosos Keygen) o programas para ver gratis los canales de pago de TV, y podrás comprobar la colección de virus y troyanos que se instalan en tu ordenador (aunque tengas antivirus) ¡pero no lo hagas con el ordenador de la empresa!

¿Con qué obstáculos se han enfrentado durante el camino de desarrollo de este programa?

Técnicamente no ha habido grandes problemas, pero siempre he tenido presente la posibilidad de que existiese cierto rechazo por parte de algunos empleados ante una herramienta de estas características, pero como ya he comentado anteriormente, soy de la opinión que quién hace un uso responsable de Internet no tiene nada que temer. Yo he trabajado en empresas en las que se monitorizaba el uso de Internet, y nunca he sentido temor a ser vigilado, porque me dedicaba a hacer mi trabajo, y no tenía ningún reparo en hacer una consulta puntual en Internet para ver mi correo personal, mientras otros bajaban a fumar o charlaban sobre fútbol tomando un café.

Defiendo la teoría de que 5 minutos de descanso cada hora son imprescindibles para relajar la mente y retomar fuerzas. Si un empleado dedica esos 5 minutos a ver su Facebook personal, me parece correcto. En cambio, si los 5 minutos se convierten en 15 ó 20 minutos cada hora, seleccionando películas para descargar y grabar en un pen drive…, me parece un abuso, especialmente, si yo tengo que asumir parte del trabajo que él no ha realizado, o si genera retrasos en mis tareas porque lo suyo aún no está terminado.

¿Con qué reacciones se están encontrando en los empleados de las empresas?

Al principio todos ponen cara de susto porque piensan que su privacidad se puede ver comprometida. Es muy importante explicar bien que Control Manager no compromete la intimidad del empleado porque no captura ningún tipo de contenido. Aún así, algunos empleados piensan que se está traicionando su confianza, pero también hay empleados que entienden que con una herramienta de estas características se evitan los abusos, y tener que asumir el trabajo que otros compañeros no hacen porque están viendo fotos o haciendo shopping online.

¿Cuál es el valor añadido que lo distingue de los demás?

Su valor diferencial se basa en la facilidad de uso, ya que es un producto pensado para ser manejado por directivos y gerentes, sin necesidad de tener conocimientos avanzados de Informática. Así mismo, Control Manager cuenta con las siguientes ventajas competitivas:

·Proporciona información de valor directamente al empresario, sin que la información recopilada tenga que pasar por el administrador de sistemas o personal informático.

·Maneja la información por usuario de sesión, en lugar de hacerlo por IP.

·No vulnera la privacidad de los usuarios porque no captura el contenido del tráfico web (ni contraseñas, ni datos personales).Sólo muestra información de las webs visitadas y el tiempo de conexión.

·No requiere un ordenador ó servidor dedicado para alojar el software.

·No necesita hardware adicional.

·El programa está en castellano y el soporte también se ofrece en castellano.

De la experiencia que han tenido en la creación del programa ¿qué recomendaría a los emprendedores a la hora de llevar a cabo sus proyectos?

Pasión por su proyecto, tesón, perseverancia y, sobre todo,: hacer un buen trabajo y pagar buenos sueldos para contar con un buen equipo, profesional y comprometido. El mejor marketing es la buena publicidad que hace un cliente satisfecho y para que un cliente quede satisfecho hay que ofrecer: un buen producto, un buen servicio y contar con un equipo de personas competentes y eficaces.

Y de regalo, una de mis frases preferidas: “Pregúntate si lo que estás haciendo hoy, te llevará a donde quieres estar mañana”