Está claro que si una empresa no organiza ni gestiona adecuadamente sus recursos humanos estará desperdiciando todo su potencial. El inventario de Recursos Humanos o de Personal resulta un instrumento muy valioso a la hora de tomar decisiones estratégicas en la empresa porque reúne todas las características de sus trabajadores con el objetivo de sistematizar la información sobre cada uno de ellos y agilizar los procesos.

En este sentido, el Inventario de RRHH nos ofrece información acerca de las personas que constituyen el colectivo global de la organización y complementa al Catálogo de Puestos de Trabajo, reflejando el perfil que ostenta cada uno de los empleados de la entidad.

Entre la información más relevante que se deriva de dichos registros destacan los siguientes datos:

• Capacidades de la persona: lo que facilitará el llegar a conclusiones de su potencial y el desarrollo de sus competencias y posibilidades profesionales.
• Carencias: que se verán contrastadas con la Evaluación y se tratará de subsanar mediante la Formación. Los datos del Inventario permiten a su vez conocer las necesidades formativas concretas de la plantilla. 

El inventario ha de contener la máxima cantidad de información referida a los bloques de datos indicados, por lo cual resulta imprescindible la constante revisión y actualización de la información en él contenida por parte del Departamento de Recursos Humanos.

CONTENIDO Y USO

El Inventario agrupa la información referente a los perfiles de los empleados que componen la organización. Los datos que componen dichas fichas se estructuran de la siguiente manera:

• Datos personales: que van desde aspectos de identificación de la persona, hasta aquellos que indican su realidad familiar en la profundidad que la Empresa necesite y otros aspectos de interés.
• Datos profesionales: donde figura la formación reglada alcanzada por la persona, así como su experiencia profesional detallada, incluyendo los datos laborales actuales.
• Datos de potencial o de desarrollo: de cada empleado, que nos acerque a sus intereses personales y profesionales, expectativas de carrera, posibilidades de desarrollo, logros y potencial real.

De esta manera el inventario nos permitirá realizar evaluaciones rápidas y precisas de las capacidades que ya tenemos en la organización, además de facilitar la toma de decisiones sobre temas tales como adecuación persona – puesto, traslados funcionales, geográficos, ascensos o promociones.

Esta herramienta persigue unos fines que ha de lograr para ser operativa y de utilidad para la gestión integrada de los recursos humanos, y son entre otros los siguientes:

• Posibilitar el estudio y adecuación persona / puesto.
• Buscar personas que encajen con el perfil profesional requerido para cada puesto concreto.
• Tener localizados los perfiles idóneos para promociones y ascensos futuros de forma planificada.
• Lograr un conocimiento preciso de la plantilla y un acercamiento a la realidad profesional y personal desde el Departamento de Recursos Humanos.

BASES DE DATOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Una organización empresarial puede ser entendida como una serie de grandes redes de información que unen las necesidades de información de cada proceso decisorio a las fuentes de *datos. Aunque separadas, esas redes de información se relacionan y se penetran entre sí.

*Datos se refiere a los elementos que sirven de base para la resolución de problemas o para la formación de un juicio. Un dato es apenas un índice, una manifestación objetiva, posible de análisis subjetivo, esto es, exige interpretación del individuo para su manipulación. 

El banco de datos es un sistema de almacenamiento de datos debidamente codificados y disponibles para el procesamiento y obtención de informaciones. En realidad, se trata de un conjunto de archivos relacionados lógicamente, organizados con el objetivo de mejorar y facilitar el acceso a los datos y eliminar la redundancia. La eficiencia de la información es mayor con el auxilio del banco de datos, no solamente por la reducción de la «memoria» para archivos, sino también porque los datos lógicamente relacionados permiten una actualización y procesamiento integrados y simultáneos. Esto reduce inconsistencias y errores ocurridos por archivos duplicados. 

Ejemplo de datos:

Datos personales

• Nombre y apellidos
• Fecha de nacimiento
• Número de registro de empleado
• Salario
• Datos bancarios

Datos de gestión

• Vacaciones
• Incidencias: absentismos voluntarios, bajas IT…
• Datos IRPF
• Horas extra
• Nóminas
• Documentos: contratos, solicitudes…

Datos de Recursos Humanos

• Informe de selección de personal
• Informe de evaluación de rendimiento
• Currículum actualizado
• Informe de evaluación de potencial
• Evolución formación interna

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VENTAJAS DEL USO DEL INVENTARIO DE RECURSOS HUMANOS

Son diversas las ventajas que aporta un inventario bien definido, actualizado y completo, pues se convierte en una herramienta de valor para el departamento de Recursos Humanos. 

• En primer lugar, se trata de una herramienta de organización personal y control que resulta sobre todo más útil en empresas que tienen más empleados y, por lo tanto, mucha más información que mantener organizada. Este inventario te permite planificar el futuro de los recursos humanos a corto, medio y largo plazo, viendo de manera rápida cuántas personas permanecerán en su puesto de trabajo y cuántas lo dejarán, ya sea por jubilación o finalización de contrato.
• Permite ver las necesidades de formación: Gracias al inventario se puede ver de forma clara los puestos ocupados por los empleados y sus funciones a realizar, por lo que facilita la detección de posibles necesidades de formación profesional para los trabajadores. Esto conlleva que estén más motivados y, por ende, aumente su productividad y compromiso con la empresa.
• Mejoras retributivas para los empleados: Esta herramienta ofrece la ventaja de mejorar la escala retributiva de cada puesto porque aporta elementos sólidos para ofrecer un incremento a los trabajadores que verdaderamente lo merecen, ya sea por sus aptitudes, rendimiento o cualificación.
• Reducción de costes para la empresa: Es más sencillo identificar posibles candidatos dentro de la organización para cubrir puestos vacantes o ascensos, lo que conlleva una reducción de costes por la rotación de personal. 

En definitiva, la planificación estratégica de los recursos humanos de cualquier empresa es una necesidad primordial porque ayudará a ahorrar costes, a conocer mejor a los empleados y a diseñar estrategias a medida para optimizar el factor humano en función de las variaciones de las demandas del mercado o de los objetivos de negocios.

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