¿Sabes cuánto va a vender tu empresa este año? ¿Tienes clara la distribución del presupuesto en cada área? ¿El departamento comercial está alcanzando sus objetivos? Si estas preguntas no tienen una respuesta precisa, es posible que no estés trabajando con un presupuesto de ventas adecuado.

Desde la UEMC Business School, te ofrecemos las claves para transformar el presupuesto de ventas en una herramienta estratégica para la gestión y éxito del departamento comercial.

La utilidad del presupuesto de ventas

Toda empresa y cada uno de sus departamentos deben trabajar con el objetivo de obtener resultados medibles a través de objetivos comerciales bien definidos. Estos objetivos deben estar alineados con la misión, visión y valores de la organización. El departamento de ventas juega un papel crucial, ya que es el principal motor de ingresos y crecimiento en términos de producción. Por ello, debe contar con objetivos claros y realistas que permitan su éxito.

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El presupuesto de ventas se ha consolidado como una de las herramientas más efectivas para gestionar y controlar el departamento comercial. Este documento no solo estima los niveles de ventas previstos, sino que también permite evaluar la rentabilidad de la empresa. Además, el presupuesto de ventas funciona como un cronograma financiero que facilita la planificación y el cálculo del potencial de ventas del negocio, contribuyendo a una gestión más eficiente.

Las empresas dependen de los datos proporcionados por el presupuesto de ventas para tomar decisiones financieras estratégicas. Este presupuesto tiene una influencia directa sobre los niveles de producción: si se espera un aumento en las ventas, es necesario incrementar la producción para satisfacer la demanda. Por el contrario, si las ventas disminuyen, se deben ajustar los niveles de producción para optimizar recursos y maximizar la rentabilidad.

El presupuesto de ventas, como herramienta de gestión, no solo facilita el control de los recursos, sino que también permite tomar decisiones fundamentadas para el crecimiento y la sostenibilidad del negocio.

Características del presupuesto de ventas

El presupuesto de ventas es un componente esencial dentro del presupuesto operativo general de la empresa, y debe recopilar información clara y precisa que respalde la planificación estratégica. Para que sea efectivo, todo presupuesto de ventas debe cumplir con una serie de características clave:

1. Incluye un inventario completo de todos los productos o servicios comercializados por la empresa. Esta información sirve como base para las decisiones financieras y operativas.
2. Establece los objetivos de ventas de la empresa, proporcionando una guía clara sobre las metas comerciales a alcanzar.
3. Las ventas estimadas deben estar detalladas tanto en cantidad (número de unidades) como en valor económico, ofreciendo una visión completa del rendimiento esperado.
4. Debe ser flexible y adaptable, permitiendo ajustes conforme cambian las condiciones del mercado o las necesidades de la empresa.

Según Fernando Doral, docente de nuestro MBA, hay dos factores clave a considerar al elaborar los presupuestos de la empresa.

1. Seleccionar el método para prever las ventas:

• Basados en modelos econométricos. Este enfoque utiliza modelos matemáticos que se alimentan de datos tanto internos (ventas de la empresa) como externos (condiciones del sector). Aunque dependen en gran medida de la habilidad del profesional que los maneje, si se encuentra la combinación óptima, suelen ser los más fiables. Sin embargo, generalmente están al alcance de empresas con recursos significativos.
• Basados en datos históricos. Este método implica prever las cifras actuales basándose en el desempeño de años anteriores. Debido a su sencillez, es muy común, permitiendo a las empresas aplicar un porcentaje de incremento. No obstante, como señala Doral, «sufre de la influencia excesiva del desempeño de años anteriores, limitando las oportunidades de mejora».
• Métodos manuales. Este enfoque combina estimaciones de ventas con consideraciones de tipo organizacional y político. Funcionará mejor cuando se involucre al personal de ventas, ya que en organizaciones donde la dirección impone objetivos de forma unilateral, los resultados suelen ser menos efectivos.

2. Establecer el orden de elaboración de los presupuestos:

Es crucial comenzar con la estimación de las cifras de ventas. «Este es el paso clave, donde debemos aplicar de manera eficiente el método seleccionado entre los modelos que hemos discutido», indica el docente de UEMC Business School.

Esto es importante porque la estimación de ventas determina todo lo demás: las unidades previstas nos indican la cifra de producción necesaria, la cual a su vez determina el coste estimado en materias primas y otros recursos. Además, la inversión en costes afecta las necesidades de capital humano y la inversión necesaria. Como destaca Doral, «todo es un proceso en cadena que depende en gran medida de una estimación de ventas acertada».

Claves para realizar un buen presupuesto de ventas

1. Analiza la situación actual de la compañía y cuenta con la opinión de los responsables de cada área.

Ellos te aportarán mucha información detallada para realizar el pronóstico de ventas, ya que conocen bien las actividades del departamento. Podrán hacer un cálculo más aproximado de la inversión para cada empleado y de las herramientas y recursos necesarios.

Mantén aquello que funcionó e intenta aprender de los errores del pasado. Es muy importante conocer tus fortalezas y debilidades para encontrar oportunidades.

2. Fija unos objetivos de venta claros y realistas.

Usa el pronóstico de ventas de forma lógica contrastando la información histórica con la situación del sector y de la economía en general. Es mejor hacer una comparación entre los resultados de años anteriores (2 aproximadamente) analizando las varianzas de cantidad o de precio sin tomarlo como verdades absolutas.

Determina si tus objetivos son de crecimiento, de aumento de la rentabilidad, de ampliación de líneas de productos o de aumento de la cuota de mercado. Debes tener en cuenta los factores conocidos que intervendrán durante el año, como serían los gastos y el volumen de producción, gastos comerciales y de publicidad y promoción, de estructura, distribución, inversiones en nuevos productos o por la entrada en nuevos mercados, según los objetivos previstos.

3. La estacionalidad y las tendencias son elementos claves a tener en cuenta.

Dado que las ventas no son lineales no se puede dividir el presupuesto en 12 períodos de forma equitativa. Hay que considerar las promociones, liquidaciones de stock, lanzamiento de nuevos productos y reflejarlo en el presupuesto de forma individual. Para ello deberás crear un calendario y fijar las distintas cantidades del presupuesto asignado a cada momento del año.

4. Segmenta tus tipos de clientes y su localización.

Recuerda que tanto el servicio de atención a cliente como los procesos de distribución generan gastos que deben estar estipulados en el presupuesto. Es aconsejable diferenciar los tipos de cliente y fraccionar el presupuesto destinado a cada grupo.

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Es importante conservar parte del presupuesto para los nuevos nichos de clientes que puedan surgir durante el periodo presupuestado. La aparición de nuevos segmentos de mercado, la innovación y el aprovechamiento de oportunidades es algo con lo que debes contar a la hora de elaborar tu presupuesto de ventas.

5. Fija un precio ajustado pero flexible.

Normalmente los precios se estipulan en relación a los costes del volumen de ventas que se quiere conseguir, como respuesta a la competencia o según el valor que tenga para el cliente. Todo depende de tus objetivos, las experiencias pasadas y los clientes a los que va dirigido. Además es importante que conozcas los precios de la competencia como punto de referencia.

Considera primero lo que te cuesta producir, promocionar y tener listo para la venta tu producto y servicio y añádele un porcentaje adicional como margen de beneficio. Así podrás conocer la línea límite sobre la que debes fijar tus precios y cuantos clientes vas a necesitar por servicio para poder «cubrir gastos» y que la venta sea rentable.

No olvides tener en cuenta los márgenes para promociones y rebajas en períodos concretos que hacen atractiva la oferta de tu producto o servicio.

6. No recortes en gastos operativos o de innovación.

Equilibra tu capacidad de fabricación y de presupuesto. No es aconsejable escatimar en algunos recursos necesarios como:

• Contratación de trabajadores o proveedores sacrificando la calidad del producto o servicio.
• Fuentes de materia prima y suministros generales.
• Disponibilidad de capital para financiar la producción.
• Disponibilidad de canales alternativos de distribución; rediseño de antiguos productos, introducción de nuevos productos, así como los cambios en los territorios de ventas.

En un departamento comercial, es fundamental saber elaborar un presupuesto de ventas para gestionar de manera eficaz las acciones anuales de la empresa. En UEMC Business School, ofrecemos el MBA – Máster Oficial en Administración y Dirección de Empresas, un programa que no solo te proporciona una base sólida de formación empresarial, sino que también impulsa tu desarrollo personal y profesional. Este máster amplía tus horizontes, preparándote para afrontar los desafíos del entorno empresarial actual y futuro con éxito.