Cada vez son más las empresas que, debido a la necesidad de mantener su prestigio e imagen, apuestan por buenos profesionales que dominen la organización de eventos. Los directivos de las compañías necesitan a gente dinámica y segura que sea capaz de organizar los diversos eventos y celebraciones que tienen lugar a lo largo del año: actos institucionales de la empresa, recepciones, cumbres internacionales, firma de convenios, visitas institucionales, visitas a las obras, inauguraciones, reuniones con otros empresarios, presentación de productos al mercado y un largo etcétera.

Una de las condiciones que más se demanda en los negocios es que el profesional de este área disponga de habilidades para elegir el mejor espacio para eventos, es decir, que sea un buen gestor de zonas sin importar cual sea el lugar o recinto en que se desarrolle dicho evento. Y es que, no siempre se encuentra un espacio perfecto y adecuado a la naturaleza del acto ya que, tanto al aire libre como cubierto, aparecen condicionantes para el diseño. 

Vemos, por lo tanto, que la elección del lugar y el diseño de espacios dependen de la naturaleza y características del evento. Esta variable, en muchas ocasiones, está predeterminada, puesto que el evento se desarrolla en lugares e instalaciones, como aniversario de creación de la compañía o conferencias. En otros casos, la entidad organizadora recurre a lugares alejados de sus instalaciones habituales, como seminarios, jornadas o entregas de premios.

En todos los casos, los objetivos a alcanzar serán determinantes para la elección de la localización de la instalación que se vaya a utilizar y para el diseño de los espacios que se van a usar en el interior de las mismas. La distribución de espacios contará, como mínimo, con dos áreas perfectamente diferenciadas:

• El espacio protocolario: Puede ser único o bien contar con varias áreas, que pueden o no estar en la misma sala. Por ejemplo: espacio para el recibimiento a autoridades y personalidades principales; lugar para recibir invitados generales; sala VIPs o de espera para las personas que van a ocupar la presidencia; sala para el acto institucional (puede distribuirse en área de presidencia y espacio para el resto de invitados), etc. 
• Las zonas de apoyo al acontecimiento: Deben contar con la infraestructura suficiente para la logística de apoyo (aparcamientos de autoridades, invitados, prensa y para servicios de apoyo; zonas para preparación del catering; área de servicios técnicos, etc.).

El marco escénico será diseñado por el área de protocolo que se ocupará de la distribución protocolaria de los participantes, de acuerdo con la relación jerárquica que se disponga, según la naturaleza del acto y de la razón de asistencia de aquellos al evento (presidencia, invitado de honor y especiales, invitados generales, etc.). Se dispondrá la decoración conveniente en la zona de presidencia, teniendo en cuenta la disposición adecuada de símbolos (banderas, símbolos de identidad corporativa y otros) y, también los medios logísticos que van a apoyar a la presidencia.

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CONDICIONANTES DEL DISEÑO

Tanto en espacios al aire libre como cubiertos surge siempre algún condicionante que dificulta el trabajo del organizador de eventos. Por ejemplo, en el caso de eventos al aire libre aumentan las necesidades logísticas, los riesgos para autoridades, los trabajos para la adecuación y preparación del escenario y las posibilidades de que, durante su desarrollo, puedan darse inclemencias meteorológicas.

Si pensamos en eventos con espacios cubiertos nos surge el problema de que las necesidades del acto van a verse condicionadas por las dimensiones del lugar. También hay que tener en cuenta que muchas veces surgen problemas con columnas o pilares a la hora de ubicar la presidencia a la vista de todos los invitados.

Debido a estos inconvenientes, cada vez son más los profesionales que recurren a centros de reuniones especializados porque les ofrecen paneles adaptables y se evitan problemas como los de las columnas. Sin embargo, acudir a este tipo de centros no va a resultar siempre una opción viable y el responsable de la organización va a tener que saber resolver con eficacia el conflicto recurriendo a la lógica y a la creatividad.

CLAVES PARA ELEGIR UN BUEN ESPACIO PARA EVENTOS

A la hora de que el profesional se decante por un espacio de trabajo, hay una serie de puntos principales que debe valorar en función de los distintos grupos implicados:

• Análisis global: Se debe estudiar el lugar de forma general, analizando los espacios que precisamos desde que llega el invitado hasta que se marcha, así como todas las dependencias, requerimientos técnicos o legales necesarios que nos permitan desarrollar nuestro acto.
• Tiempo de ejecución: Hay que tener en cuenta la variable del tiempo, cuánto nos lleva realizar determinada acción en función de su complejidad o el número de personas. Por ejemplo, si tenemos que chequear las credenciales de acceso de 400 invitados, o usamos varias puertas y personal, o aumentamos el tiempo de antelación con el que los invitados han de llegar.
• Previsión de las condiciones climatológicas: Todo profesional tiene que tener en cuenta el temporal previsto si no quiere que la organización del evento falle en el último momento y se eche todo el trabajo a perder, ya sea por lluvia, exceso de calor, viento, nieve, etc.
• Elaborar planos o bocetos: Las vistas en perspectiva y el uso de infografías nos sirven para comprobar la distribución de los espacios y transmitir la idea al resto de personas implicadas. En este sentido, el conocimiento y uso de programas de diseño resulta imprescindible.
• Espacio para los invitados durante el acto y protocolo aplicado: Hay que hacer un estudio del aforo, comprobar la accesibilidad para discapacitados y también para situaciones de emergencia o evacuación para posibles incidentes. 
• Espacio para los trabajadores: Un buen ejemplo sería en del catering, pues hay que disponer de un espacio tanto para ofrecerlo, como para su preparación, incluyendo zonas de servicios de cocina, vehículos refrigerados, evacuación de humos…).
• Área de prensa: Para los eventos que así lo requieran, es necesario reservar un espacio para los medios de comunicación, así como para las tiradas de cables hasta las unidades móviles, set de televisión, etc.
• Recorridos entre áreas: Tener organizada cada área específica del acto (invitados, personas VIP, prensa) es una tarea muy importante, pero no se puede olvidar que también hay que planificar el recorrido entre los diferentes espacios y los movimientos de las personas implicadas en el acto.
• Climatización, iluminación y sonido: Se trata de tres aspectos que muchas veces pasan desapercibidos en la organización de eventos pero que pueden acarrear muchos problemas. Estudiar la calefacción, el aire acondicionado y la ambientación del lugar es primordial para conseguir el bienestar de los asistentes; al igual que regular la iluminación y saber adaptarla al evento celebrado en cuestión; y regular la intensidad del sonido para evitar que los asistentes se incomoden.
• Oferta de servicios: Siempre hay que estar preparado ante cualquier imprevisto y, al igual que es necesario contar con un buen servicio de aseos para los asistentes, también hay que disponer de ambulancia y personal médico.

Además de todo lo visto anteriormente, también hay que tener en cuenta: vías de acceso y zonas de aparcamiento, puntos de desencoche de autoridades, control de accesos, custodia de abrigos y otros objetos, salas de espera para los VIP, potencia eléctrica requerida y posible uso de generadores…

La evaluación de estos factores influirá en el diseño de nuestro acto y nos obligarán a abordar modificaciones, tanto en el programa como en el procedimiento, espacios o estructuras que hagan que el evento se desarrolle adecuadamente y sin perder de vista el interés u objetivos que lo motivan. 

Si estás interesado en el área de organización de eventos es importante que tengas en cuenta que, para tener el dominio de qué tipo de protocolo aplicar en cada momento y las habilidades organizativas y comunicativas que requiere cada evento, es imprescindible una buena formación. 

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