Aunque la crisis sanitaria ha paralizado el turismo de negocios, se han ido desarrollando nuevos formatos de eventos como los formatos híbridos, los encuentros online y alternativas virtuales que son una alternativa a la reunión presencial. En este sentido, las nuevas tendencias en la organización de eventos apuntan a crear experiencias ajustadas a cada visitante, por lo que las empresas del sector se están esforzando en estructurar encuentros más atractivos, que inciten al viajero a conocer más sobre el destino y no asistir solamente a un evento.

Así, el sector de los eventos está evolucionando constantemente para adaptarse a los nuevos tiempos utilizando las nuevas herramientas y las últimas novedades en tecnología que facilitan la vida tanto a los organizadores como a los participantes que gracias a ellas forman parte más activa del evento.

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La pandemia ha significado un antes y un después para esta industria y hemos querido conocer la opinión de Cristóbal Meléndez, Director de Eventos de Room Mate Group, quien se muestra positivo y confía en la vuelta a los eventos presenciales. “La tendencia en el 2021 tenderá a que el primer semestre serán eventos híbridos, pero poco a poco irán desapareciendo y volviendo los eventos presenciales, eso sí, con todas las medidas de seguridad necesarias: reducción de aforo, distancia social, uso de mascarillas…”

Tito Belascoain, Ejecutivo de Ferias de FYCMA, no se muestra tan optimista. “No creo que para este 2021 varíe mucho la cosa con respecto a lo vivido en 2020, por lo menos hasta el último trimestre. Seguiremos con medidas muy restrictivas en cuanto a aforo y distanciamiento social, y seguirá creciendo la dimensión virtual de los eventos”.

Top 5 de nuevas tendencias en la Organización de Eventos

El director de eventos de la cadena hotelera nos ha compartido su Top 5 de tendencias para el 2021: 

• Eventos digitales: a pesar de que hay una cierta saturación por la proliferación de eventos virtuales, seguirá siendo una de las tendencias de este año, aunque poco a poco irá perdiendo terreno a favor de los eventos híbridos y presenciales.
• Eventos híbridos: en este primer trimestre del año son sin duda la tendencia en el sector hotelero. Cuentan con la ventaja de ofrecer la cercanía de los eventos presenciales y la seguridad y accesibilidad de los eventos online. 
• Eventos sostenibles: la conciencia ecológica y social es más importante que nunca y el 2020 acentuó estas tendencias. Muchas empresas se decantan por eventos con un enfoque más consciente de los impactos ambientales, en los que se potencia, por ejemplo, el producto local.
• Roadshow: es una tendencia al auge que consiste en presentar los productos/servicios en varias ciudades. De este modo, promueven la proximidad comercial y sobresalen con respecto a otras marcas competidoras con un contenido original. 
• Small meeting: tras el auge del teletrabajo y la saturación de videollamadas durante 2020, surge una nueva tendencia que consiste en crear pequeños grupos de trabajo para recuperar la antigua “normalidad”, cumpliendo con todas las medidas de seguridad. Tiene gran acogida entre aquellos profesionales que no se sienten cómodos con el distanciamiento social y quieren recuperar el networking y los vínculos personales y profesionales con sus compañeros, proveedores o clientes. 

No hay una segunda oportunidad para causar una primera impresión. Partiendo de esta premisa, es importante cuidar hasta el más mínimo detalle de la imagen que proyectamos de nuestros eventos.

Para crear un evento especial, único y diferente, es importante que la decoración sea original. Una de las tendencias en decoración es la generación de espacios verdes, ya que así daremos la sensación de naturalidad, frescura, y una impresión moderna y altruista a nuestro evento. En este sentido, una de las tendencias más “naturales” son los ya mencionados Eventos Sostenibles, que buscan minimizar el impacto ecológico.

Esta es una tendencia en alza que genera en la empresa que lo organiza una sensación muy positiva que a medio/corto plazo clientes y mercado gratificarán. Concretamente, los eventos sostenibles son muy necesarios y a Cristóbal Meléndez le gustaría que continuara esta tendencia más allá de 2021, pero con grandes presupuestos para poder invertir bien en este tipo de eventos. Belascoain también cree que son una necesidad que se quedará para siempre. “La sostenibilidad será determinante en todos los sectores de la economía”.

En estos momentos, los participantes demandan, por encima de todo, seguridad. “Es imprescindible que tanto los organizadores como los asistentes se sientan seguros, sin perder el confort y la calidez de la experiencia”. Además, añade Meléndez que “para evitar grandes desplazamientos, se buscan localizaciones céntricas y se valora, incluso más que antes, un buen diseño”. 

Por este motivo, Tito Belascoain destaca que se irán celebrando cada vez más eventos en auditorios y teatros donde se pueda controlar con facilidad las medidas de seguridad. “Control de aforos, distancia interpersonal… Veremos cada vez más plataformas de eventos virtuales que mejoren la experiencia del visitante”.

Todos hemos normalizado en nuestras vidas el contacto a través de pantallas y en estos momentos, esta es una de las vías de las que tenemos que conseguir mantener a los visitantes enganchados. En entornos controlados como auditorios y teatros, la experiencia tiene que ser muy personalizada para llegar a conseguir eventos experienciales en tiempos de pandemia.

Por lo tanto, a día de hoy, los participantes demandan unas medidas de seguridad bien definidas, claras y rigurosas en cuanto a su cumplimiento. También demandan herramientas tecnológicas que suplan el contacto social, ya sea a través de networkings virtuales o eventos en streaming.

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El gran dilema, en tiempos de pandemia, es cómo conseguir engagement. “Afianzando precios y preocupación por el cliente. Hay que ponerse en su piel para entender lo que quiere y ayudarlo en todo lo posible”, aconseja el director de eventos de Room Mate Group.

Además, ahora más que nunca es necesario fortalecer la marca de los eventos a través de contenido. “El consumo de redes sociales está en cifras históricas, hay que aprovecharlo para ofrecer contenido de calidad a futuros visitantes del evento”, añade Tito Belascoain.  

Diseñar, organizar y gestionar un evento con el debido protocolo, no es una tarea sencilla. Por lo general, un encuentro a gran escala no solo debe ser capaz de nutrir al profesional en su visita, sino que debe consolidar un evento social capaz de transmitir ideas y conectar a los asistentes. Desde hace varios años, las tendencias en la organización de eventos han apuntado al diseño de la experiencia. 

Innovar y sorprender al público, crear experiencias inolvidables y únicas es lo que hará que un evento genere en el participante una experiencia impactante para él. Si quieres convertirte en todo un experto, el Máster Oficial Online en Imagen Pública, Dirección de Eventos y Protocolo es la formación que necesitas, ya que te capacita para dirigir y coordinar todos los aspectos que intervienen en la organización integral de eventos.